圖片來源：canva 圖庫
做主管的，聽到一對一會議就皺眉頭。流於形式浪費時間，更怕踩到地雷惹來後患。身為部屬，聽到一對一會議就眼前一黑。我出了什麼問題嗎？到底要怎麼準備才好？
《高成效一對一會議寶典》是一本主管和下屬讀了都受用的企業管理書籍，主要在談「一對一會議的必要與好處」。作者 Steven Rogelberg 是一位組織心理學家，對於組織、公司、工作等議題有很深的認識和見解。
▌為什麼要進行一對一會議？
書裡提到，主管要對員工進行一對一會議的其中一個目的，就是增加員工的「敬業程度」。
敬業程度，指的是一個人有沒有看重他的工作，敬業程度高者看重自己的工作，敬業程度低者則反之。當然，站在公司營運的角度，都會希望自己員工的敬業程度是高的。
民調公司蓋洛普曾研究全世界 250 萬個公司組織，他們發現：「沒有被主管定期一對一會面的員工，其敬業程度只有 15%；有定期一對一會面者，敬業程度則會提高 3 倍。」
另一個發表在《哈佛商業評論》的研究顯示：「和主管一對一會面次數比同事多兩倍者，不敬業的可能性會減少 67%。」
我以前在唸碩士時，教授會找我們進行一對一會議，每週一次，而我們要向教授呈報每週的工作進度。所以我對這樣類型的會議不陌生，甚至覺得這樣的會議是有益的。
具體來說，碩士生通常需要做出研究成果才有辦法畢業，如果沒有每週與教授開會的話，教授會不知道你現在的情況為何，當然就不知道怎麼幫助你、指導你，最後結果就會是延畢；如果每週都有與教授開會的話，就會比較容易應屆畢業。
▌一對一會議時程安排也暗藏玄機
假設你是一位主管，你要如何在一天中安排會議，與你的多位下屬進行一對一會議？
作者的答案是，把所有會議集中在早上，而不是平均分散在一天之中。理由是，如果一整天都在開會的話，你會很容易工作到一半就被打斷，要準備下一場會議，導致你一整天的生產力非常低下；但如果把所有會議都集中在早上的話，下午整段時間就不會被會議所打擾，你能專心地辦公一整個下午，生產力當然也就比前者高出許多。
作者與他的博士生還為此做了研究，證明了把會議集中在一起、而不是分散在整個工作日時，受試者回報的預期生產力、成就感和正面感受確實會比較高。
雖然自己不是主管，不需要進行多個一對一會議，但我很能理解把會議集中在一起的用意。其實每個工作者都一樣，如果在工作時不斷地被打擾，整個工作節奏就會被打亂。被打擾完回到工作崗位時，還要花更多時間調整自己，以恢復原本的節奏。所以我在寫文章時，一定會把電腦、手機的通知設定成靜音，以保護自己的專注力和工作節奏。
▌最該問的 5 個問題
假設你已經與下屬們約好了下一場一對一會議的時間，身為主管的你，該向下屬問哪些問題？作者在書中列出了「最該問的五個問題」：
．我能怎麼幫你？
．你做的如何？什麼方面很順遂？
．你需要我做什麼？
．我能如何支持你？我能提供什麼資源？
．你面臨什麼障礙／阻礙／困難？什麼地方不順遂？
我覺得作者說的很對。在我唸碩士時，我最希望我的指導教授問我「我能如何支持你？我能提供什麼資源？」
念化學系碩士，需要參考國際化學期刊論文來做化學實驗，但當時我們學校並沒有購買特定期刊論文的權限，所以有一些我很需要讀的論文沒辦法讀到，當然也就無法進行化學實驗。當我在一對一會議向教授提出這一點時，教授馬上就動用了學術費用買下特定期刊論文的觀看權限，好讓我閱讀。最後我成功讀到了論文，也照著論文中的步驟進行了化學實驗，實驗結果非常棒，離準時畢業又更近了一步。
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