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只要用對方法,你也能是時間管理大師

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Photo by Etienne Girardet on Unsplash

連假結束了,但是,你的心準備好要上班了嗎?

休了一個假後,一回到辦公室坐在電腦前,腦中是不是馬上浮現出三大哲學問題:「我是誰?我在哪?我要幹嘛?」,看著眼前堆積如山的信件,原本因放假而舒緩的情緒又開始緊繃起來,想要馬上進入工作模式,無奈卻力不從心,心思還在過去的美好假期中飄盪,拖延的症狀經過長假後變得更加嚴重,一杯咖啡仍然治不好注意力不集中的問題,你又開始覺得自己需要再放另一次長假。

這是上班族的通病,也是宿命。

我們常常覺得自己的假不夠多,是因為工作已經佔據了我們生活中大部分的時間,每天早出晚歸,拖著疲憊的身軀回到家後,想要報復性熬夜開啟屬於自己的夜晚,卻越熬越累,身心根本沒有得到真正的放鬆,尤其通訊軟體普及之後,就算是休假日也會被工作群組轟炸,想裝死都還會覺得有點不好意思,因此我們一個個都變成沒有感情的上班機器,工作與生活的比例逐漸失衡,總是覺得還有一拖拉庫的代辦事項還沒有完成,年初設定的目標如今進度嚴重落後,永遠都有新的工作一直增加。2021年了,我們仍像是希臘神話中的薛西弗斯,不同重複推著工作這塊巨石,日復一日,永無止盡。

聽起來也太悲慘了吧。

不過,如果你是一個懂得善用方法改變工作習慣的人,那麼你有很高的機率可以逃脫薛西弗斯的困境,或是直接找到辦法解決這塊石頭,得到自由。

當一份工作會讓你感到疲倦,最大的原因是我們沒有從中得到成就感。因為沒有成就感,我們就無法感受到自己與這份工作的關聯性,不知道做這份工作的意義到底是什麼,而找不到意義,我們就很難去訂立一個明確的目標,只好這邊做一點那邊弄一下,但是到最後卻什麼也沒有完成。

因此,設定一個目標是提高工作效率的第一步。
這看起來似乎是很簡單的開始,我們對於訂目標都很拿手:我今天要完成工作、我今年要減肥、我要存到一百萬……,但是這些目標都太過籠統,反而會讓我們不知如何下手,而將這些目標視為遙不可及的夢想。

我們可以根據管理大師彼得·杜拉克提出的SMART原則設立目標:

Specific-明確的目標
Measurable-可衡量、量化的數值
Attainable-可達成的目標
Relevant-和組織、策略相關的
Time-based-有明確的截止日期

例如原本目標是「我要存錢」,我們就可以來細想,要存多少金額?幾月幾號之前要存到錢?一個月要存多少才夠?要再去找額外的打工嗎?存到錢之後我要做什麼?把這些細項一一的列出來,就像是把大目標切成許多個小目標,我們先從小目標一個一個慢慢完成後,你會發現事情也許比你想的還要簡單很多,同時我們也會從小目標中得到成就感,進而願意嘗試更高難度的挑戰。

如果你還是覺得寫下目標是一件很困難的事,我再分享一個提高工作效率的小絕招:兩分鐘法則這是工作效率大師大衛‧艾倫在他的著作《搞定!》題中提到的理論,方法很簡單,如果你覺得某件事能夠在兩分鐘內做完,那麼現在立刻馬上就去做!這個方法能幫助我們減少清單上的代辦事項,讓我們將心力花在重要的地方,而對我而言最棒的是,它還能有效地改善拖延症。

我是一個一回家就想馬上躺在沙發上耍廢的人,但我知道我還有家事、閱讀、洗澡之類的事等著我去做,但人性就是這樣,我寧願心神不寧的滑手機,也不願起身完成這些瑣事。可是當我開始嘗試兩分鐘法則後(我個人會延長至十分鐘),我發現自己的時間多出了許多,像是吃完飯後,只要想到收拾碗盤跟洗碗是在五分鐘之類就能解決的事,我就會立刻起身行動,或是發現洗澡其實也能在四首歌的時間內完成,我就不覺得這是一件會令我痛苦的事了。所以只要我一回到家都先將這些十分鐘內能完成的事做完,自然而然就不會在睡前忙得兵荒馬亂,還能耍廢耍得心安理得。

如果你還是覺得很難,這裡告訴你最終極的武器:《最高生產力工作法》。

本書直接幫你統整提高生產力的各種實用且可行的方法,一定會有適合你的技術,當你開始閱讀這本書時,其實就已經踏上有生產力的第一步了,畢竟工欲善其事,必先利其器,這本書就是你打敗低產值最好的武器。

不論是工作或是生活,如何提高生產力都是一件非常重要的課題,好的生產力能讓我們生活的更有品質,也能讓時間確切地掌握在自己手上。近年來流行的極簡生活其實也是提高生產力的一種方式,我們在龐大的選擇中去蕪存菁,只專注在必需品上,捨棄其餘的干擾,才能讓自己更看得清目標究竟為何。在工作上亦是同理,取消訂閱不需要的電子報、養成將文件歸檔的習慣、或是保持愉悅健康的心情,都能幫助你提升工作效率。

新的一年,替自己創造新的時間吧!

►相關書籍:天下雜誌《最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權》,威爾‧迪克萊、鮑‧汀、傑洛姆‧杜蒙 著

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