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開會,占據我們每天工作非常多的時間,但到底要如何開會?怎樣開會比較有效率?看看台積電是如何開會,或許對大家增進開會效率會有一些幫助。
Do’s 應該
一位曾經在台積電製造部門工作八年的前台積電主管告訴我,台積電每一次開會,最重要的是「先review上一次開會的內容,包括未完成的事項」等等,一定要讓相關人等報告上次開會後的待辦事項,確認問題獲得解決之後,才會繼續進行當天的新議程。
進入正式會議後,是主管要求每一位報告人一定要「先講結論,再講為何要這樣做,時間大約只有一分鐘」。你在這一分鐘內的報告內容,大概就決定你的命運了。
蔣尚義曾說過自己的一段經驗。他說剛到台積電時,還不太懂如何報告,一場三十分鐘的簡報,身為工程師的他只會流水帳式的報告,先說問題,再說實驗方式,接著是數據,最後是結論。「如果你這樣向張忠謀報告,你就麻煩大了。」他笑著回憶,張忠謀會罵人,甚至撕掉報告叫你出去。
他說他琢磨了好幾年,才學會反過來講,在報告一開始就先說結論,讓張忠謀覺得自己「值得花三十分鐘聽你講」,接下來,他就會很有耐心地聽你講細節,而且態度很友善。
如果報告的人講不出結論,那麼一分鐘後就可能被要求離開會場了。不過別擔心,因為「主管會再給你一次機會,請你下次開會再來報告,但一定要帶著結論來」。但是也要注意:「主管只會給你第二次的機會,不會再有第三次」。若第二次你還是講不出結論,除非問題真的複雜到主管也解決不了,否則你大概也可以準備捲舖蓋了。
另外,「每一個人要簡報的內容,一定要先讓部門主管知道」。如果你報告得七零八落,報告前也沒有讓主管知道,肯定會被K到滿頭包,而且主管恐怕也會被K很慘。
此外,台積電的會議還有一點相當特別:「如果報告的人要指責別的部門的缺失,一定要在開會之前,先知會該部門」。也就是說,當你要提出的問題是發生在哪個部門時,要先與該部門主管就此事討論過,不能直接在會議中提出來,因為這樣會讓該部門措手不及,會議主題也會失焦,演變成誰對誰錯的相互指責,會議時間會拖得很長,無法進行有效及建設性的討論。
以上是台積電開會時,大致上需要遵循的方法及原則,是「該」怎麼做,接下來當然有「不該」做的事。在台積電開會,哪些事情不能做呢?
Don’ts 不該
首先,報告進度與方向,還有解決問題的方法及作法,要做出有目標及方向的結論,但「細節不需要說太多」。
至於每個人做了多少事情,問過多少人,做了多少苦工,過程有多挑戰,這些事情就都不需要講了。主管不想聽這個,也沒有空聽,大家都很忙,會又那麼多,你到底做了哪些貢獻,大家從工作成果上都可以看得很清楚。
尤其是要切記:「不要解釋問題的困難點」。只要報告進度,報告解決方法,但不要一直講問題在哪裡。找你來是要解決問題的,不是請你來抱怨的。
對了,台積電的會議到底多不多?
只要問一下台積電員工,絕不會有人告訴你會議不多。會議不多的人,大概都是因為自己的角色不太重要,或是準備要捲舖蓋走人了。像當年還未離職前的梁孟松,就有很長一段時間沒事做、沒有會議要開。
只要是正常的台積電員工,每個人的會議當然都不會少,雖然大家都想辦法減少開會,讓開會更有效率。但是,晶圓廠內製造流程繁雜,牽涉細節太多,只有靠密集溝通,才能做到更佳管理。
Commitment 承諾
關於在台積電開會,還有一點也很重要,這一點與開會本身不一定有直接關係,而是與工作態度有關,就是:「每一個人對於自己說出來的承諾(commitment),一定要徹底執行並達成」。也就是說,如果你說出了目標,就要說到做到,全力完成自己設定的工作目標。
在台積電這家公司上班,完全不能打馬虎眼。當你的同事們都說到做到,你自己就要努力改變自己。你講出目標之前,一定要先衡量一下自己做不做得到,只要你做出承諾,就一定要全力以赴,履行承諾。
我認為,「說到做到」是台積電企業文化中,最重要的特質之一。台積電有十大經營理念,也可以精簡成兩個IC,分別代表:
Integrity(誠信)
Commitment(承諾)
Innovation(創新)
Customer trust(客戶信任)
每一家公司、每一位主管天天都在開會,但開會到底有沒有達到效果?是否會而不議、議而不決、決而不行?才是最重要的。台積電透過開會,讓員工學會承諾,然後再徹底要求員工履行承諾。
本文摘自早安財經《晶片島上的光芒:台積電、半導體與晶片戰,我的30年採訪筆記》,林宏文 著