想想那些你耗在過於冗長、過於龐雜、百無一用的會議而永遠拿不回來的時間。
精簡溝通的會議為什麼重要?
你可以透過在較短的會議中加入精簡溝通技巧,藉此轉變團隊的文化和績效。重視別人的時間(而且有重要事情要說)會成為你的正字標記。
.第一步是學習怎麼開會。四個人當中有三個人沒有受過如何開會的訓練,難怪會有這麼多爛會議。
.其他人也和你一樣:90%人承認今天開會時在做白日夢,72%的人在做別的事。(資料來源:HBR Design Thinking)
.現在就運用本文的原則建立連貫性,設定清楚的方向,並得到更好的成效。
會前準備:優質會議的決勝點通常在會議開始之前。
.聽起來愚蠢,不過務必先確定你真的需要開會。如果是需要隱私和忍痛坦白的事,或許採取一對一的談話會比較好。
.會議發起人應在會議通知的電子郵件中訂定會議目標(直白的一句話)和議程(最多三項)。
.盡量在前一晚發通知,以免有些與會者當天行程已經滿檔,這也能讓大家有充分的時間思考。
.貝佐斯因為把這一點做到極致而聞名:他不信任在會議用PowerPoint報告(他說簡報檔與其說是說明,不如說是製造混淆),「相反地,我們寫的是有敘事結構的六頁備忘錄」,他在一封致股東信裡這麼說,「我們在每次會議開始時安靜閱讀這份文件,彷彿身在哪個『自修室』。」
.六個精簡的句子就夠了!
.如果可能,具體列出要做的決策或要採取的行動。
會議中:
1. 設定時間限制:如果做得好,20分鐘通常就夠了。大部分人都像機器人,不管需要做什麼,都自動把會議時間設定為30分鐘或更長。撼動你的組織文化,你會大放異彩。
.Slack通訊軟體的做法看起來很聰明:25分鐘或50分鐘。如果你的會議是一場接著一場連續排下去,你下一場會議就不會遲到,搞不好還有時間可以喝杯咖啡。
.試試微型會議(5到10分鐘)。沒有任何法律或理論要求讓會議超過必要的時間。
2. 用標題為會議開場——就是會前寄出的通知裡那個用一句話寫下的目標,它點出這次開會的原因:我們有什麼事需要解決或討論?
3. 第二句話解釋「為什麼重要」,為什麼這件事在這個時候對在場的人這麼重要。大家都很忙,經常穿梭在一場又一場會議之間轉換主題,讓他們知道他們為什麼在這裡。
4. 接下來,明確指出必須做出哪些具體決定。會議結束時,你會在總結要點時回顧這些決定。
5. 引導討論,以焦點和效率為會議定調。把這個當成健康的同儕壓力。如果有人開始離題,請微笑著打斷:「離題了!」振臂揮手能夠添點幽默,消除不快的感受。
6. 兼容並蓄。最安靜的人通常有最精采的想法。鼓勵沉默的人說出他們的觀點,至少他們會感謝你給他們開口的機會。
7. 會議剩2分鐘時,討論開始收尾。總結要點,具體說明後續步驟,讓團隊知道你會在下班前發送會議紀錄。
會議後:
.趁著會議內容記憶猶新,用條列重點的方式發送簡要的追蹤事項清單給與會者。
.我們發現,這些電子郵件通常能促使人們補充他們在會後想到的事項——或許這能幫大家省下一次會議。
錯誤示範:
.聊天說笑與寒暄是早到者的福利。(又或者,如果你喜歡閒聊和程度和吉姆一樣,那就是你的懲罰。)開會時間到,如果你還在聊午餐或週末的事,等於在告訴一群大忙人這個會議沒有那麼重要。那你為什麼要開會?
.開會的人太多、主題太多、時間太長。對於規畫出這樣一場會議的元凶,同事們不太可能會說什麼,不過,他們會注意——也會記住。
正確做法:
.建立準時開始的文化。2001年時,小布希總統入主白宮的第一週,影響力不下於總統助理的卡爾.羅夫(KarlRove)在一場橢圓辦公室會議遲到。總統指示助理鎖門。自此之後,羅夫再也沒有遲到過。
.謝謝大家在會議開始的時間準時到場。(要不要鎖門,你自己決定。)你已形塑自己成為理智的化身,在接下來的會議裡能明確地控制流程。
.分配責任。明確分派各人負責的工作,並明定期限。
本文摘自天下文化《聰明簡潔的溝通:200 字寫重點,26 秒贏得注意力》,吉姆.范德海、麥克.艾倫、羅伊.史瓦茲 著