攝影：開根好
「好，各位對這個企劃有什麼意見嗎？」
「請踴躍提出你的想法！」
「今天就自由討論吧！」
表情有些渙散的專案成員們避開了你的視線，宛如爭相讓出發言權，完全沒有人願意開口。
「不必客氣，簡單表達自己的想法就可以了。」
「有誰能提出意見的嗎？」你的聲聲呼籲顯得格外空虛，別說是期望中「突破性的提議」了，眾人甚至連「自己的意見」都說不出口。明明是在開會，現場的氣氛卻跟在守靈一樣。
許多企業在過去幾十年間，透過工廠型團隊的管理方式產出了許多優異的成果。
然而，這因為從學校教育做起，培養勞動者的方向都是以適應工廠型團隊的工作環境為目標，導致企業為了因應快速變遷的時代，進行組織轉型、導入更多工作團隊管理方式時，遇到了強烈的阻礙。
高度專業分工，關係固化
在工廠式團隊中，管理者仰賴高度分工，才能讓團隊持續提供生產力。溝通能力也是上天賦予人類非凡的能力之一，幫助人們就算是跟第一次見面的人，也能自在地交流，進而促成合作，尤其在有共同專業或興趣的前提下，即使是初次見面也能快速建立熟悉感與信任。
分工合作這件事本質上並不難，只要將責任釐清，我們就算和對方毫無交集，甚至沒那麼喜歡這個人的個性，你也能就分工的內容與對方協作。
在工作上也是如此，當工作高度分工時，尤其是專業分工愈來愈細後，人幾乎可以毫無交流，也能共同完成一個大任務。這就是工廠型團隊的優勢，在工廠型團隊裡，即使你不了解你的組員是什麼個性，即使你討厭那位就坐在你對面的同事，你們還是可以最低程度地交流，維持協作狀態。
不過，工廠型團隊如果是跟主管處不來，那就幾乎是被宣判死刑了。因為從前面的組織圖就可以看出來，工廠型團隊由主管負責監督工作是否確實執行，雖然監督也會有監督的流程，但老實說人都會有私心，如果主管認定「這個人沒有上進心」、「這個人不夠積極」、「這個人就是在擺爛」，團隊成員幾乎是申訴無門。
但在工作坊型組織裡，決策者、管理者和執行任務的一線人員都可以透過團隊溝通達成共識，每個人的個性與角色也可以更立體、更鮮活，並能透過大量的討論與交流激盪出新的方案。
主管與部屬的認知差異，導致會議冷冰冰
只是我也常常接到主管與我反映：「每次我在會議上提出想聽聽大家的想法時，都只能換來一片沉默。」老實說，我剛開始主持企業內訓的研討會時，也常常遇到這樣的問題，我從旁觀察後察覺到部屬與主管無法好好溝通的主要原因，是因為「主管和部屬都知道自己想表達的是什麼，但聽不懂對方的重點是什麼」。
曾經有一位消費電子製造商的經理向我請益，他說他們的工程師曾經因為不擅長發想新點子而向他求救，因為那家企業的老闆剛開始採用工作坊型管理模式，於是在會議上要求所有工程師提出自己的想法，但是當所有人提出想法時，老闆又會說：「這些提案都很不切實際，都沒有從消費者角度想。」結果所有人的想法都被打了回票，經歷過兩三次這樣的會議後，會議上再也沒有人提出新的想法了。
說穿了，這就是雙方的認知落差，管理者認為部屬沒有認真想，進而提出可行的方法；部屬們卻認為自己都已經想破頭了，鼓起勇氣提出了提案，沒有獲得肯定就算了還被罵一頓。
到了這一步，雙方可能都認為對方無法溝通，因而降低對對方的期望值，關上了良性溝通的管道，導致雙方都陷入孤立的惡性循環。管理者可能會認為員工是不是刻意唱反調、不配合，部屬也會在內心暗自揣測是不是被針對了，是不是老闆就是討厭我？
總歸來說，是因為我們太習慣專業分工的管理方式，在會議上當主管開始發言時，所有的人就會習慣將「決策」留給主管，因為這就是屬於主管的工作範疇，而一般員工也會盡可能避免說出自己真實的想法，因為這不是專業分工屬於自己的工作內容。說穿了，大家都被專業分工中各自的「權責」綁架了，自然很難營造出平行的對話空間。在這樣僵化的架構下，也加深了探討事物本質的難度。
實際上，根據我的經驗，在會議上無法取得更深度的溝通的問題，在於「問題多半是主管提出的」。如果是工作坊的形式，會議應該是意見交流的場合，而不是政令宣導的場合，無論是管理者還是一般員工都有權利與義務，在會議上提出自己的想法，甚至是不著邊際的發言也都是討論的養分。
對話和討論有什麼不同？
根據溝通性質的差異，可以將溝通分為兩大類，即「對話」與「討論」。明明都是溝通，為什麼還要分成對話和討論，這兩者有什麼不同的作用？
釐清「對話」與「討論」的差異，是組建工作坊型團體的首要任務，這可以幫助大家在會議上提出更多創新的想法。這兩者最大的差異就在於交流時的氣氛。而工作坊型團隊能成功的基石就在於大量的對話與對話的氣氛。
討論(discussion)
討論的目的，是要幫助團隊取得共識，彼此提出有建設性的建議。這是工廠型組織最常用的溝通方式。強調邏輯性以及正確的訴求，以提升討論的效率，最終求得團隊的共識，簡言之是屬於異中求同的過程。
對話(dialogue)
對話是在相對自由的氛圍中進行，與討論明顯不同的是，在對話的過程中不強調邏輯性與正確性，彼此之間不會否定對方的觀點，但可以提出不同的主張，對於不同的角度採取兼容並蓄的態度。
在對談的過程中，比起提出建議，更重要的是「理解」，對方是基於什麼樣的立場與訴求，提出這樣的建議或疑問，因此團隊能夠加深對彼此的了解，更能包容不同立場的發言。因此在會議上，不會聽到「我反對你的看法」、「我不認同你的觀點」這類的發言，而是提出「我了解你的考量，我也想分享我的想法」。
從上面兩點可以看出來，採取討論或對話的形式，在組建團隊上有很大的影響，尤其透過對話的過程，團隊成員更能了解彼此背後的考量，也更能理解對方是站在什麼立場提出這樣的觀點，因此團隊成員也能對共同目標更具認同感，由此可知在工作坊型團隊中對話是不可或缺的交流基石。
本文摘自天下雜誌《高效團隊都在用的奇蹟式提問：激發互動+建立心理安全感的最強提問公式，會議不沈默，討論不冷漠，每次協作都有成效》，安齋勇樹 著
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